Fördjupande manual för modulen Rapport tider

[1Time]

Rapport tider

I modulen Rapport tider hanterar du allt som har med inmatade tider att göra. Du kan ta fram tider på ett visst projekt, tider för en specifik användare eller kanske alla tider på ett visst projekt som har aktivitetstypen Övertid.

Du sammanställer din rapport precis som du vill ha den utifrån de parametrar som du själv väljer. Det är i exempelvis i denna rapport du tar fram underlag för fakturering.

 

Överblick

Du hittar modulen genom att klicka på Rapportverktyg i huvudmenyn och sedan på Rapport tider. Modulen består av ett antal paramatrera överst och under den en tabell med resultat utifrån valda parametrar. De olika parametrarna som kan användas för att filtrera fram ett resultat är:

• Från och till datum
• Användare
• Projekt
• Delprojekt
• Närvaro/frånvaro
• Aktivitet
• Fakturastatus

 

Filtrera fram en önskad tidrapport

För att få fram de tider som du vill visa så är väljer du helt enkelt den kombination av datum, projekt, användare osv som är intressanta för ditt urval. Ifall du vill visa samtliga rapporterade tider på projekt mellan den 1 januari och den sista februari 2023 så väljer du start- och slutdatum i datumrutorna och söker fram önskar projekt. I och med att du inte vill begränsa din sökning till en specifik användare eller aktivitetstyp så låter du övriga fält vara orörda. Se bild nedan.

 

Förstå tidrapporten

När urvalen är satta efter önskemål så kommer tidrapport genereras och visas som en tabell på skärmen. Tabellen innehåller resultatet av den sökning du nyss gjorde, dvs tider mellan 2023-01-01 och 2023 02-28 för samtliga användare på projektet Fasadbyte Storgatan.

Tabellen består av ett antal kolumner så som exempelvis datum, användare, projekt, längd osv. Ifall du tycker att det är några kolumner som du inte behöver se så kan du enkelt visa/dölja kolumner genom att klicka på knappen Visa/dölj kolumner som är placerad under urvalsfälten. 

Längst ner i tabellen kommer en sammanställning av antal timmar (och eventuellt släpkärra, bortforsling, traktamente eller annat fält som du har ställt in).

Ifall du ser någonting som är fel så är det bara att klicka på raden för tidsinmatning som är felaktig så kommer det upp en ruta där du kan redigera inmatningen.

 

Markera tider som fakturerade

En mycket användbar funktion i tidrapporten är möjligheten att kunna markera tider som fakturerade. Detta möjliggör i förlängningen att du får möjligheten att välja att filtrera fram endast ej fakturerade tider vid nästa tillfälle. Låt säga att erat företag har arbetat 16 timmar på ett projekt under januari och februari och det har nu blivit dags att delfakturera projektet. Du filtrerar då enkelt fram samtliga tider på projektet under januari månad. Du väljer alla användare och aktivitetstyper närvaro (i och med att du inte vill få med dina anställdas frånvarotimmar). När resultatet visas på skärmen så ser du att du har 16 timmar att fakturera ut (eller kanske 16 timmar arbetad tid och 4 timmar projektledning). Du skapar då din faktura i ditt vanliga faktureringssystem och får då fram ett fakturanummer (exempelvis 134901). Du markerar sedan samtliga tider i urvalet och fyller i ditt fakturanummer i fältet fakturanummer och klickar sedan på den blå knappen Sätt markerade rader som fakturerade. Nästa gång du söker fram tider på detta projekt så kan du förutom att välja tid och projekt, även välja att filtrera på enbart ofakturerade tider. Se bilder nedan.

Markerat urval

 

Sökning på endast ofakturerade registreringar

 

Utskrift och export av tidrapport till Excel

Tidrapporten går givetvis att skriva ut som en pdf eller exportera till Excel förvidare bearbetning. Högst upp till höger på skärmen finner du knappar för utskrift och export av tidrapport.

 

Denna manual har behandlat tidrapportering för hantverkare.

Visa hela manual